الإختصاصات المرتبطة بالمهنة
طبيعة العمل
:يقوم مدير الفعاليات عادة بالعديد من المهام وهي
- إدارة الموظّفين المسؤولين عن تنسيق أنشطة الفعالية.
- تنسيق تفاصيل الفعالية مثل المؤتمرات، حفلات زفاف، حفلات أعياد الميلاد، المناسبات، الأعمال الخيرية، حفلات المفاجآت، العروض التجارية، اجتماعات المبيعات، اجتماعات العمل، احتفالات تكريم العاملين والاحتفالات الافتراضية (عبر الانترنيت).
- استئجار، تدريب، وتعليم العاملين على إجراءات الفعاليات الناجحة.
- اعداد الميزانيات وتعديلها عند الضرورة.
- حجز الأماكن والمفاوضة على الأجور.
- اعداد الدعوات وارسالها في الوقت المناسب.
- استئجار عمال البار وموظفي الاستقبال.
- ملازمة ضيوف الشرف والتأكد من تلبية كل طلباتهم.
- مرافقة المدعوين الى مكان الفعالية.
- ترويج الفعالية من خلال المنشورات، الدعوة عبر الهاتف، التواصل الاجتماعي واللوحات الطرقية لجذب الانتباه.
- تقييم أداء الفعالية وتحليل اسباب الانحرافات وفق مقاييس موضوعة مسبقا.
- التعريف بالعلامة التجارية للشركة خلال الفعالية.
- التأكد من جاهزية العاملين بشكل جيد للفعالية.
- الدفع للباعة المشاركين بالفعالية.
- تقديم الايصالات للإدارة عن المصاريف المدفوعة في الفعالية.
- تجهيز المقصورات، والزهور، والزينة، والديكورات الأخرى اللازمة للفعالية.
- تصميم قوائم المأكولات، وتأمين الطباخين (شيف) أو الاتفاق مع متعهدي المأكولات.
- تفحص المأكولات والاطباق الرئيسية بالإضافة الى الحلويات
- .اختيار الموسيقى والقوائم النهائية الواردة في الفعالية.
بيئة العمل
- في أغلب الأحيان يعتمد عمل مدراء الفعاليات على السفر والتنقل وزيارة الأماكن والناس من أجل التحضير للفعالية، حيث يتطلب منه العمل خارج الشركة مع مجموعات عمل مختلفة لخدمة الفعالية وفق مستويات وشروط مختلفة وهو مايجعل بيئة عمل مدير الفعالية متنوعة بشكل كبير، باختلاف نوع الفعالية وطبيعة عميل الشركة فإن جو مكان الفعالية يمكن أن يختلف بشكل كبير. ومن دون شك فإن فريق العمل المجهز للفعالية يجب أن يكون طوال الوقت ومستعد للتحرك من مكان لآخر دائما وعلى الفور.
- إن عمل مدير الفعالية يمكن أن يكون عمل جزئي، أو عمل مبدئي عند الدخول للشركة يمكن أن ينتهي بعمل دائم وكامل الأجر في الشركة.
- يعمل مدير الفعالية بشكل مستقل وبغياب أي نوع من أنواع الاشراف، وهو ولكنه يبقى على علاقة قريبة ومباشرة مع المدير العام للشركة ومدير الانتاج لتطوير وادارة وتوجيه ورقابة أنشطة الفعالية.
- كما أن مدير الفعالية يجب ان يكون قريب من المدير العام لتطوير وتطبيق الاستراتيجيات لتحقيق أهداف الشركة. ان ساعات العمل التي يمكن أن يجب أن يقوم بها مدير الفعالية تعتمد على مشروع الفعالية الحالي، البعض لديهم ساعات عمل مرنة بينما البعض الآخر يعملون من 5 الى 9 ساعات، ويمكن أن يكون هذا ادارة الفعاليات عمل اضافي بالإضافة الى عمله الرئيسي داخل الشركة.
الحياة المهنية
- يمكن أن تتضمن الترقية ضمن المسار الوظيفي لمدير الفعالية التحرك من منصب مساعد الى قائد للفريق والذي يمكن أن يتضمن إدارة فريق صغير، أو أن ينتقل إلى ممارسة دور إداري مختلف.
- من خلال التجارب من المحتمل أن يواجه مدير الفعاليات مسؤولية إدارة فعاليات من الوزن الثقيل، والتي تعتبر ادارتها معقدة نوعا ما، بحيث تتضمن أنشطة الفعالية التعامل مع عملاء مهمين أكثر وميزانيات أكبر.
- التعاقب الوظيفي في مهنة إدارة الفعاليات يمكن أن يتضمن الانتقال إلى شركات أكبر، أو يمكن أن يصبح مستشارا مستقلا مختصا بإدارة الفعاليات. ومهما كانت طرق الترقية في المسار الوظيفي لمدير الفعاليات فإن بناء شبكة قوية من العلاقات ضمن الصناعة يعتبر أمرا ضروريا جدا.
- إنّ العمل اليومي لإدارة الفعاليات متنوع وممتع بشكل متزايد. والترقية ضمن صناعة الفعاليات تأتي من خلال الخبرة، ويمكن الوصول إلى المناصب العليا بحسب عدد وحجم الفعاليات الناجحة التي قام بإدارتها.
- يمكن لمدير الفعاليات أن يختار الانتقال من إدارة الفعاليات ضمن الشركة التي يعمل بها إلى العمل كاختصاصي فعاليات ضمن فندق، أو المراكز الترفيهية، أو ضمن قسم التسويق. وفي حال كان الشخص من ذوي الخبرة ويملك شبكة واسعة من العلاقات مع العملاء فإن هناك احتمالا كبيرا أن ينجح كمستشار خاص ومستقل لإدارة الفعاليات. إنّ الأجر المخصص لمدير الفعالية غير محدد فهو يعتمد على نوع الصناعة وصاحب العمل والخبرة لكنه محدد في القطاع العام بسورية بحوالي (25000 ل.س) متضمنة الحوافز وطبيعة العمل. أما بالنسبة للذين تم استخدامهم كمتفرغين للعمل فإنهم سيحصلون على حزمة من المنافع والمزايا.
متطلبات الوصول للعمل
- إجازة جامعية في التسويق أو إدراة الأعمال.
- إجازة جامعية في السياحة أو الضيافة أو الفندقة.
- أو بالحد الأدنى دبلوم مهني في السياحة والفنادق، أو دبلوم مهني في إدارة الأعمال والتسويق أو مستوى علمي ملائم للعمل ولكن مع دورات تدريبية في إدارة الفعاليات، أو العلاقات العامة، أو التسويق، أو إدارة الأعمال، أو إدارة الفنادق والضيافة.
- العمر يجب أن يتراوح بين 27-37.
- النوع (يفضل أن يكون أنثى).
المهارات المطلوبة
:يجب أن تتوفر عند مدير الفعاليات المهارات التالية
- يجب أن يكون عنده مهارات حاسوب أساسية التي تتضمّن العمل على برامج الجدولة الزمنية.
- القدرة على حل المشاكل والقدرة على التحليل والاستنتاج.
- مهارات التنظيم الممتازة ومهارات إدارة الوقت.
- مهارات العمل اليدوي الأساسية وخبرة في التعامل مع عدد متنوع من العدد والأدوات.
- معرفة جيدة بصناعة الفعاليات واهتمام بعدد من الرياضات.
- خبرة بالمشاركة في سباقات التحدي واجتياز الحواجز وألعاب تنافسية أخرى.
- القدرة على العمل والوقوف لفترات طويلة
.يفضل أن تتوفر لدى مدير الفعاليات المهارات التالية
- متعدّد المهام.
- يتكلم بعدة لغات.
- معرفة بتكنولوجيا المعلومات.
- قدرة على إدارة المشروع وفن القيادة.
- امتلاك شبكة من العلاقات العامة.
- مهارات التواصل تتضمن مهارات الاستماع والتقديم.
- مهارات التفاوض.
- إدارة ضغوط العمل.
- معرفة واسعة بالصناعة وتفاصيلها.
- خدمات الزبائن.
- أن يكون ملم بالتفاصيل ويتمتع بالمسؤولية.أن يكون حازم ومحترم.
مراجع ومصادر
التصنيف العربي المعيار للمهن، منظمة العمل العربي: http://www.acgq.qc.ca
الصيغة المختصرة
يجب أن يتمتع مدير الفعالية بمهارات تنسيق ممتازة لأنهم مسؤولون عن كل شيء يجب عمله ضمن الفعالية كخدمات الطعام وتدريب العاملين وتجهيز الغرف والمبيت (إن لزم) واعداد قوائم المأكولات والحضور والأنشطة والبرامج الترفيهية (إذا كانت قابل للتطبيق).